المهام الموكلة لكل من له شأن في المراكز الصيفية

اللاجئ إلى الله

 
أولاً : مدير المركز :
- متابعة المشرفين وانضباطهم في الحضور والعمل .
- الإشراف العام على الأنشطة .
- ترأس اجتماعات إدارة المركز ووضع جدول أعمال لكل اجتماع ومتابعة ما تم الاتفاق عليه .
- التخاطب الرسمي مع إدارة التعليم والدوائر الأخرى ، والاطلاع على جميع التعاميم الواردة للمركز .
- متابعة ما تم صرفه على الأنشطة من خلال المشرف المالي .
- استقبال الموجهين والزوار .
- تحديد المبالغ التي سوف تسلم لمسئولي المراحل ومشرفي النشاط العامين بنسبة تتلاءم مع طبيعة عمل كل مسؤول ، وبشكل لا يؤثر على الوضع المالي للمركز ، وإعطاء أذونات صرف لها .
- التوقيع على الأوراق المذيلة باسم مدير المركز ( رحلات ، معسكرات ، زيارات ، ... ) .
- ختم النشرات الثقافية والمسابقات وغيرها بعد إجازتها من المشرف العام .
- متابعة تنفيذ المشاركات الخارجية .
- متابعة عملية فتح المركز وإغلاقه وتوزيع ذلك على المشرفين .
- توزيع الإشراف اليومي داخل المركز على المشرفين .

ثانيًا : المساعد الإداري :
- صرف استمارات التسجيل ومن ثم إحالتها إلى المرحلة المناسبة بعد تعبئتها .
- استلام التعاميم الواردة وإحالتها إلى من تخصه بعد عرضها على مدير المركز .
- تنظيم السجلات الإدارية والملفات وفهرستها .
- تسجيل الصادر والوارد .
- تعبئة التقرير الختامي للأنشطة .
- استلام تقارير النشاط من المشرفين العامين وحفظها في الملف الخاص بها .
- متابعة مندوب المركز والاتصال بإدارة التعليم .
- تنفيذ جميع الأعمال الإدارية الأخرى التي يكلفه بها مدير المركز .
- كتابة الخطابات الصادرة من المركز .
- متابعة سجل حضور وانصراف المشرفين وتوقيعاتهم .

ثالثًا : أمين المركز ( للشؤون الإدارية وشؤون الطلاب ) :
ويشرف على اللجنتين التاليتين :
أ - الشؤون المالية والإدارية .
ب - التسجيل وشؤون الطلاب .
(أ) الشؤون المالية والإدارية :
ويتم العمل وفق السجلات التالية :
1- سجل الشؤون المالية :
أ - الإيرادات ( الاشتراكات - المقصف - ميزانية الإدارة - مصادر أخرى )
ب - المصروفات ( عهد - مواصلات - تغذية - جوائز - أدوات وخامات - رحلات وزيارات - نثريات ) .
2- سجل الصادر والوارد :
أ - الصادر ( الصادر لإدارة التعليم - للمؤسسات والدوائر الأخرى ) .
ب - الوارد ( الوارد من إدارة التعليم - من المؤسسات والدوائر الأخرى ) .
ج - التعاميم الداخلية .
(ب) التسجيل وشؤون الطلاب :
ويتولى الإشراف على المهام التالية :
- تسجيل الطلاب بالمركز وتوزيعهم على أنشطته .
- الاستقبال ومتابعة ضيوف المركز .
- متابعة وشؤون الطلاب .

رابعًا : مشرف المرحلة الابتدائية :
ويشرف على طلبة المرحلة الابتدائية وبرامجهم الملائمة والمسابقات الثقافية والرياضية والاجتماعية والفنية المناسبة .

خامسًا : لجنة خدمة المجتمع :
وتعنى بالبرامج الآتية :
1- خدمة أهالي الأحياء القريبة من المركز وتوعيتهم بالمسابقات والبرامج المناسبة .
2- توعية أهالي الأحياء بدور المراكز الصيفية وحجم الأنشطة المزاولة من خلالها .
3- تنظيم بعض المسابقات العامة على مستوى المجتمع .
4- إهداء المجتمع أبرز إنتاج المركز في الأنشطة الثقافية والفنية .

سادسًا : المشرف العام على الأنشطة ( الثقافي - الرياضي - الاجتماعي - الفني - الكشفي ) :
ويشرف على المهام التالية :
1- الاطلاع على خطط المراحل (ث0م)
2- الإشراف على تنفيذ هذه الخطط يوميًا حسب البرنامج الخاص لكل رحلة .
3- التنسيق بين الرحلتين ث/م في المناشط التي تتطلب ذلك مثل: كلمات الصلاة، الملاعب ، المعسكرات ... إلخ .
4- الاطلاع على تقييم المناشط الخاصة بكل رحلة وإجازتها قبل إعلانها .
5- الاشتراك في تقييم المناشط لكل رحلة إن أمكن ذلك .
6- الاجتماع مع مشرفي النشاط في المرحلتين أسبوعيًا .
7- حضور الاجتماع الأسبوعي لمشرف النشاط ومساعده بكل رحلة وإبداء الرأي والمشورة .
8- إجازة جميع الأوراق والنشرات الصادرة من المراحل قبل توزيعها والتأشير عليها ورفعها لمدير المركز لختمها .
9- متابعة مشرفي الأنشطة في المراحل في كتابة تقارير النشاط وحفظها عنده ورفع صورة منها لإدارة المركز " المساعد الإداري " .
10- استلام التعاميم الواردة من إدارة التعليم والمتعلقة بنشاطه من إدارة المركز وتنفيذ ما تحتويه من طلب رد أو استفسار .
11- الإشراف المباشر على المشاركات الخارجية للمركز .
12- التنسيق مع إدارة المركز ومسئولي المراحل في كل ما يستجد من قضايا تحتاج إلى تنسيق .
13- المشرف العام مسؤول عن جميع البرامج المنفذة وله الحق التام في التدخل لإلغاء أو إيقاف أي منشط يخالف أهداف المركز .
14- تولي مهمة الصرف على النشاط ومشرفي النشاط في المراحل .

سادسًا : الأنشطة ( المرحلتين المتوسطة والثانوية ) :
1- النشاط الثقافي :
ويعنى بالدروس والدورات العلمية - المحاضرات والندوات - المسابقات الثقافية - الكلمات التي تلقى بعد الصلاة - المنتديات الثقافية .
2- النشاط الاجتماعي :
ويعنى بالخدمة العامة - الرحلات والزيارات - المظهر العام للمركز ومتابعة عمال النظافة - الضيافة - المسابقات الاجتماعية .
3- النشاط الرياضي :
ويعنى بالأنشطة الرياضية - المسابقات الرياضية - دوري كرة القدم ، الطائرة ، التنس ... - المهرجانات الرياضية .
4- النشاط الإعلامي والفني :
- المظهر العام للمركز ( الأجنحة الفنية - الصحف الكبيرة - الأشكال الجمالية ... ) .
- الجانب الفني والمسابقات الفنية ( المجسمات - أعمال فنية ... ) .
- الدعاية والإعلان ( إعلانات المركز الخارجية والداخلية - الدعاية للمركز وبرامجه ... ) .
- المطويات والمسابقات الإعلامية ( مطوية رسمية باسم المركز - مسابقة إصدار مطوية - شعار المركز - التواصل مع المؤسسات الإعلامية ... ) .

سابعًا : مهام مسئول المرحلة الثانوية والمتوسطة - إجمالاً - :
1- تسجيل الأعضاء وتوزيعهم على الأسر .
2- متابعة رواد الأسر والاجتماع بهم ومناقشتهم في الأمور المطلوبة منهم داخل الأسرة .
3- متابعة حضور وانصراف مشرفي المرحلة ومساعديهم واستئذان مشرفي الرحلة يتم عن طريقه .
4- متابعة تنفيذ البرنامج اليومي لجميع المناشط .
5- التنسيق مع إدارة المركز والمشرفين العامين فيما يستجد من قضايا تهم الرحلة .
6- الإشراف على الرحلات والمعسكرات وتحديد الأساتذة المشاركون في كل رحلة أو معسكر بعد التأكد من إجازة هذه الرحلات والمعسكرات من المشرفين العامين و توقيعها من المدير .
7- استلام مقرات الأسر وإدارة المرحلة والفرش والأدوات من المستودع ومن ثم الإشراف على إعادتها للمستودع في نهاية المركز .
8- حل جميع قضايا الأعضاء ومشاكلهم وعدم رفعها للإدارة .
9- متابعة الأعضاء الجدد وإعطائهم الفرصة للمشاركة والبروز .
10- تولى مهمة الصرف المالي داخل المرحلة ( كل رائد أسرة يعطى (200) مائتين ريال لتسيير مهام الأسرة ) .
11- إعطاء الإذن بالخروج من المركز ( متوسط ، براعم ) .

ملحوظة : هذه المهام قمت بجمعها سابقًا من بعض مواقع المراكز ، فجمعتها كلها في هذا الموضوع مع حذف المتكرر .. نسأل الله الإعانة والتوفيق ..