سر النجاح

نزار محمد عثمان

4- إدارة الوقت والأحجار الكبيرة!

إذا أحكم الإنسان قيادة ذاته، وأجاد الإجابة على أسئلة: من أنا؟ وما هو المهم في حياتي؟ بعدها يأتي دور الإدارة: كيف يدير شؤون حياته بما يتوافق مع إجاباته السابقة؟ الإدارة الجيدة لا تفيد إذا كان المرء في الطريق الخطأ.. الإدارة تتعلق بتفكيك الكليات إلى أقسام، بتحليلها إلى جزئيات، بالتسلسل المرحلي والتحديد الزمني، وكل ذلك يحتاج ـ بالإضافة إلى الشعور بالذات، والخيال المبدع، والضمير الحي ـ إلى الإرادة المستقلة التي تجعل الإدارة الفعّالة ممكنة. إن اتخاذ القرارات، وتحديد الاختيارات، والتصرف وفق ذلك، والتحرر من العادات السيئة والتقاليد الخاطئة، يحتاج إلى الإرادة المستقلة؛ لنفي بالعهد الذي قطعناه بأن نحيا وفق المبادئ لننعم بالمصداقية مع النفس والآخرين.

وقتُنا..فيمَ يُنفق؟

أورد صاحب دليل التدريب القيادي [كتاب للمؤلف هشام الطالب، طبعة المعهد العالمي للفكر الإسلامي، ص 196] الجدول التالي، و الذي يبين الوقت الذي تأخذه بعض النشاطات ـ التي لا نلقي لها بالاً ـ في فترة حياة متوسطة:

الجدول السابق يبين أننا إذا أردنا أن ننجز عملاً فينبغي أن نوجد له وقتاً ولا ننتظر حتى يعرض الوقت المناسب علينا نفسه لأن ذلك لن يحدث.

أذكر أن أحد أساتذتي ـ من الدعاة العاملين في جماعة التبليغ ومن العلماء المعدودين في مجال الكيمياء الإشعاعية ـ كان يخرج كل عام نحواً من أربعة أشهر للدعوة والبلاغ، وكان أكثر الأساتذة إنتاجا علمياً إذ نُشر له خمسة وأربعون بحثاً تخصصياً في الدوريات العلمية العالمية، أذكر أنه سألني يوماً: هل خرجت في سبيل الله؟ قلت له: لا، لم أخرج. قال لي: وما يمنعك؟ قلت له: ظروف الغربة ومسؤولية الأهل والأولاد لا تجعلني أجد الوقت المناسب لذلك. صمت برهة وقال لي: خذ العبرة من النجار، ألا تراه يضع المسمار في المكان الذي يريده هو، ثم يضرب عليه فيشق المسمار طريقه، أرأيت لو كان النجار يبحث عن المكان الفارغ ليضع فيه المسمار أكان يمكنه أن ينجز شيئاً، افعل كما يفعل النجار، ضع الخطة، واطرق عليها بعزمك تجد الوقت المناسب، وإلا سيطول انتظارك.

إدارة الوقت والأجيال الأربعة:

ذكر د. ستيفن ر. كوفي أن إدارة الوقت جزء أساسي من الإدارة، وقال ما يمكن تلخيصه في الآتي: "إذا رفعنا شعار "نظِّم ونفِّذ حول الأولويات"، فهذا الشعار قد أفرز أربعة أجيال لإدارة الوقت.

الجيل الأول: اهتم بالمذكرات وقوائم المهام لتنظيم الوقت.

الجيل الثاني: اهتم بالمفكرات وكتب المهام والمقابلات والمواعيد.

الجيل الثالث: اهتم بالأولويات والأهداف القريبة والبعيدة والتنظيم اليومي للنشاطات.

الجيل الرابع: أدرك أن تنظيم الوقت تسمية خاطئة، والصواب هو تنظيم النفس وإدارتها، فبدلاً من التركيز على الوقت والأشياء اهتم الجيل الرابع بالتركيز على ما يبني الشخصية وينمي العلاقات ويحقق النتائج ويحفظ التوازن .

الربع الثاني :

إسهام الجيل الرابع [راجع كتاب The Seven Habits of Highly effective People ،ص 149ـ 155] يمكن إدراكه بالنظر إلى الجدول المبين:

كل النشاطات يمكن تصنيفها من حيث الأهمية والعجلة.. مثلاً جرس التلفون الذي يرن أمرٌ عاجل، وقد يكون مهماً أو لا، الأمور العاجلة عادة ظاهرة وواضحة تضغط علينا وتطلب منا حركة عاجلة، وغالباً ما تكون الأمور العاجلة مستحسنة سهلة ومسلية، وغالباً ما تكون غير مهمة، الأمور المهمة هي التي تسهم في توصيلنا إلى غاياتنا وأهدافنا. نحن ـ عادة ـ نستجيب بسرعة للأمور العاجلة (وكان الإنسان عجولاً)؛ لذلك الأمور المهمة غير العاجلة تحتاج إلى مبادرة ووضوح رؤية، وهذه تنبع من معرفة ما هو المهم في حياتنا.

بالنظر إلى الجدول مرة أخرى يتضح الآتي:

الربع الأول (ربع الطارئ القرّاع) المهم العاجل: الكوارث والمشاكل..تركيزنا على هذا الربع يحتوينا ويسيطر علينا ويحرمنا من الحياة الفعالة، وكثيراً ما يلجأ أصحاب المشاكل والكوارث إلى الربع الرابع، إلى الأمور غير المهمة وغير العاجلة؛ للترويح عن أنفسهم وتكون النتيجة: الضغط العصبي، إدارة الكوارث وإطفاء النيران دائماً.

الربع الثالث (ربع المظهر الخدّاع) غير المهم العاجل: الكثيرون يضيعون الكثير من الوقت في الربع الثالث (غير المهم العاجل)؛ ظنّاً منهم أنهم في الربع الثاني (المهم غير العاجل)؛ فتكون النتيجة: النظرة الضيقة، مواجهة الأزمات، الشخصية المهتمة بالمظاهر، غياب الأهداف والتخطيط، الشعور بعدم القدرة على السيطرة على الأمور وأن الشخص ضحية، علاقات ضحلة أو محطمة.

الربع الرابع (ربع التيه والضياع) غير المهم غير العاجل: الأشخاص الذين يعيشون في نشاطات الربع الرابع تكون النتائج عندهم: عدم المسؤولية، فقدان الوظيفة، الاتكال على الغير للحصول على أساسيات الحياة.

الأشخاص المؤثِّرون يبتعدون تماماً عن الربع الثالث والرابع، ويضيِّقون الربع الأول لأقصى ما يمكن، ويبذلون الوقت والجهد في الربع الثاني، الذي يُعَدُّ قلب الشخصية الفعالة، لأنه يتعلق بأساسيات الفعالية كبناء العلاقات التخطيط بعيد المدى، الوقاية، الرياضة الإعداد.

الطريق الوحيد لتوفير الوقت لنشاطات الربع الثاني هو أن نأخذ له الوقت من نشاطات الربع الثالث والرابع.. أن نقول: ((نعم)) للأشياء المهمة و((لا)) للأشياء غير المهمة.

يجب أن لا نتحرج من أن نقول: ((لا))؛ فنحن نقولها على كل حال إن لم يكن للأمور غير المهمة فمعنى ذلك أننا نقولها للأمور المهمة، ولكن يجب أن نراعي أن نقولها بطريقة مهذبة لا نفقد بها العلاقة مع الآخرين، إذ إن تنمية العلاقات وتوطيدها من أنشطة الربع الثاني، والاهتمام بالربع الثاني لا يأتي إلا من شخصية متمركزة حول المبادئ؛ لأن المراكز الأخرى الزوجة، العائلة، المصلحة، ...الخ, تجعلك تهتم بالربع الأول والثالث.

التحرك إلى الربع الثاني:

أكثر الناس يديرون بطريقة الجيل الأول: المذكرات وقوائم الأشياء التي يجب إنجازها، دون مراعاة الأولويات، ولا الصلة بين ما ننجز وأهدافنا وغاياتنا، وهذا يعطي مظهراً منظّماً ومرتّباً مبادراً، لكنه في الحقيقة غير فعّال لأنه لا يعرف الأولويات والغايات، كذلك الجيل الثاني مع اهتمامه بالتنظيم أغفل الأولويات وربط النشاطات بالغايات، الجيل الثالث أدرك أهمية الأولويات والتخطيط على أساسها فأخذ يخطط كل يوم حول الأولويات، لكن مشكلة التخطيط اليومي تجعل الإنسان ينجرف نحو العاجل على حساب المهم، كذلك لم يربط الجيل الثالث الأولويات بالمبادئ ورسالتنا في الحياة، وببساطة رتّب الجيل الثالث الأولويات في الربع الأول والثالث، ولم يهتم بالربع الثاني. كيف ذلك؟ الجيل الثالث أهتم بالأولويات في العاجلة، والتي قد تكون في مجملها استجابة لحاجات الآخرين وليست حاجاتنا، وبالتالي تكون بعيدة عن رسالتنا في الحياة، مثلاً: إذا كان برنامجي ليوم من الأيام يحوي الأنشطة التالية: "حضور عقد قران قريب أو صديق، شراء الاحتياجات اليومية للأسرة، إحضار السباك لمراجعة توصيلات المياه في البيت، مشاهدة مباراة في كرة القدم أو مسلسل تلفزيوني، تسديد فاتورة الكهرباء أو التلفون"، يمكنني أن أرتب الأنشطة حسب الأهمية، وأشعر بالرضا النفسي لأنني نظمت أموري وتحركت وأنجزت المهام المطلوبة، وتستمر الأيام بهذه الطريقة، استجابة للعاجل على حساب المهم، وراحة نفسية لمظهر خداع يوحي بالنظام.

إداريو الربع الرابع لا يقرون هذه الشكلية، ويرون أن الأنشطة سابقة الذكر كلها ليست مما يبني الشخصية ويزيد الفعالية، ويرون أن المرء يجب أن يعرف ما هو المهم في حياته أولاً (التخطيط حول المهم)، ثم يوجد لهذه الأمور المهمة مكاناً في جدوله ثانياً.

الحجارة الكبيرة أولاً:

حول هذه النقطة المهمة ذكر أحد مؤلفي كتاب إدارة الأولويات الأهم أولاً [راجع مجلة حصاد الفكر، العدد 102 جمادى الأولى 1421هـ، نقلاً عن كتاب (إدارة الأولويات..الأهم أولاً) لـ ستيفن ر. كوفي، أ. روجر ميريل، ربيكا ميريل، ترجمة: د. السيد المتولي حسن، عرض أشرف الشامي، الناشر مكتبة جرير الطبعة الأولى: 1999م ، كذلك راجع صناعة النجاح، لـ د. طارق السويدان وفيصل عمر باشرحيل ص 115] التجربة التالية:

"حضرت ذات مرة حلقة دراسية كان المتحدث فيها يتكلم عن الوقت وكيفية الإفادة منه، خلال المحاضرة قال ما يلي: "حسناً حان الوقت لعمل مسابقة"، وهنا سحب من أسفل الطاولة ـ التي يجلس عليها ـ إناء سعة جالون له فتحة كبيرة، ووضع هذا الإناء على الطاولة جوار وعاء به بعض الأحجار كل منها في حجم قبضة اليد، ثم توجه إلينا بالسؤال كم من هذه الأحجار يمكن إدخاله في الإناء؟ رددنا: فلنحاول معرفة ذلك، وبعدها بدأنا بإدخال الأحجار حتى وصلت إلى فتحة الإناء، هنا سألنا: هل امتلأ الإناء؟ وكان ردنا جميعاً وبصوت واحد: "نعم"، قال حسناً ومد يده وسحب من أسفل الطاولة دلواً مملوءاً بالحصى الصغيرة، ووضع بعضها في فتحة الإناء فدخلت الحصى بسهولة في الفراغ الذي تركته الأحجار الكبيرة ثم قام بهز الإناء عدة مرات وسألنا؟ هل امتلأ الإناء ؟ عند هذا الحد تملكتنا الحيرة ورددنا: "ربما لا" فرد قائلاً: "حسناً"، ثم مد يده إلى أسفل الطاولة، وسحب دلواً مليئاً بالرمال وأفرغ كل الرمال في الإناء فاختفت تماماً في تلك الفراغات التي تركتها الأحجار والحصى الصغيرة، وعندها سألنا هل امتلأ الإناء؟ فرد الجميع بصوت عالٍ : "لا"، وعندها قال: "حسناً"، ثم سحب من أسفل الطاولة إناء مملوءاً بالماء، وبدأ يسكب بعضه في الإناء ثم قال لنا: "ما الهدف من كل ذلك؟" رد أحدنا قائلاً: " هناك دائماً فراغ ما في حياتنا ولو حاولنا الاستفادة منه لفعلنا، وهنا رد قائلاً :"لا، ليس هذا مقصود الدرس، الدرس هو أنه لو أننا لم نضع الأحجار الكبيرة أولاً ما كان بوسعنا إدخالها أبداً".

يقول الإمام ابن القيم مبيناً سعي الشيطان في إضاعة وقت المسلم في الأمور الصغيرة دون الكبيرة: "العقبة السادسة ـ التي يقف فيها الشيطان للمسلم ـ هي عقبة الأعمال المرجوحة المفضولة من الطاعات، فأمره بها، وحسَّنها في عينه، وزينها له، وأراه ما فيها من الفضل والربح، ليشغله بها عما هو أفضل منها، وأعظم كسباً وربحاً، لأنه لما عجز عن تخسيره أصل الثواب، طمع في تخسيره كماله وفضله ودرجاته العالية، فشغله بالمفضول عن الفاضل، وبالمرجوح عن الراجح، وبالمحبوب لله عن الأحبِّ إليه، وبالمرضي عن الأرضى له، ولكن أين أصحاب هذه العقبة؟ فهم الأفراد في العالم، والأكثرون قد ظفر بهم في العقبات الأول" [تهذيب مدارج السالكين للإمام ابن القيم، عبد المنعم صالح العلي، ص 143] ويقول كذلك: "فإن في الأعمال والأقوال سيداً ومسوداً ورئيساً ومرؤوساً، وذروة وما دونها، كما في الحديث الصحيح: (سيد الأستغفار أن يقول العبد: اللهم أنت ربي، لا إله إلا أنت .. الحديث) ، وفي الحديث الآخر: (الجهاد ذروة سنام الأمر)، ولا يقطع هذه العقبة إلا أهل البصائر والصدق من أولي العلم، السائرين على جادة التوفيق، قد أنزلوا الأعمال منازلها، وأعطوا كل ذي حقٍّ حقه" [المرجع السابق ص 144].

أدوات الربع الثاني :

يرى د. كوفي أن المنظم حول الربع الثاني يحتاج إلى ستة أدوات أساسية هي:

[1] الانسجام بين الرؤية للأمور ورسالتنا في الحياة، بين الأدوار والأهداف، بين الأولويات و(الخطط)، لذلك يجب أن يكون في المفكرة مكان لرسالتنا في الحياة ولأدوارنا وأهدافنا.

[2] التوازن: أن نعرف جميع أدوارنا في الحياة ولا نهمل دوراً ولا جانباً مهماً (الصحة، الأسرة، تنمية القدرات.. الخ ..)، إذ أن النجاح في مجال لا يعوض الفشل في آخر.

[3] التركيز على المهم غير العاجل: وهذه تأتي بالتخطيط الأسبوعي وليس باليومي إذ أنها تعطي توازناً أكثر.

[4] ليس المهم أن نرتب الأولويات التي في برنامجنا، المهم هو أن نبرمج أولوياتنا: وذلك بوضع الأحجار الكبيرة أولاً، وتجنب خطأ إداريي الربع الثالث.

[5] البعد الإنساني: أن نضع في الحسبان أننا نتعامل مع بشر وليس مع جداول أو برامج وأن نضع مساحة لمقاطعات الآخرين وأن نقدمها أحياناً على برنامجنا.

[6] المرونة: وذلك بجعل التخطيط أو البرمجة خادماً لنا ولا نجعل أنفسنا خدماً لها؛ لذلك يجب أن نفصل برنامجنا وفق ما يناسبنا حسب الأولويات والأهداف، ولا نجعله جافاً مخالفاً لنا مقلقاً لراحتنا.

[7] سهولة النقل والحركة: يجب أن تكون المفكرة (مكان كتابة برنامجنا) مما يَسْهُل حمله والحركة به حتى نراجعه في المواصلات مثلاً أو مكان العمل وحتى تكون المعلومات المهمة معنا دائماً.

خاتمة:

معرفتنا لما يهم في شتى أدوار حياتنا، ثم وضعنا لهذه الأمور المهمة في برنامجنا، وفق أهداف قريبة، مفتاحٌ للفعالية والتغيير في أنفسنا وفي مجتمعاتنا.