إدارة اللقاءات "الاجتماعات"

عبدالسلام بن سعيد الشمراني

 
بسم الله الرحمن الرحيم

مقدمة تعريفيّة :
الإدارة نشاط جماعي لتحقيق أهداف مشتركة على أحسن وجه وفي أقصر وقت وبأقل التكاليف . " الرسول صلى الله عليه وسلم في بيعة العقبة ".
تعد الاجتماعات إحدى الوسائل التي يتم من خلالها إدارة العمل غير الفردي سواء كان هذا العمل مؤقتاً أو مستمراً ودائماً ، وقد دلت بعض الدراسات الحديثة على أن ما بين 40% إلى 75% من الوقت يقضي في الاجتماعات واللقاءات مع الناس .

أهمية الموضوع :ـ
إن نجاح الدعوة والدعاة مرتبط بنجاح لقاءاتهم ، ولا يمكن للداعية أن يحقق أهدافه الدعوية إلا إذا توفرت لديه المهارات المتعددة التي يستطيع من خلالها إدارة لقاءاته بنجاح وفاعلية ولا يتحقق ذلك بالمحاولة والخطأ والصدفة .
بل يمكن أن ينمي مهاراته الإدارية ويصقلها بالإطلاع على المعلومات والمعارف العلمية المناسبة وممارسة الخبرات العملية الملائمة والتدريب عليها .

مزايا اللقاءات :ـ
1- أنها تساعد على تبادل الخبرات واستحداث مصادر جديدة .
2- أنها تقدم أحدث المعلومات .
3- أنها تساعد في دعم العمل الجماعي .
4- بالاجتماعات تنمي روح الفريق ويتربى عليها الشباب .
5- أنها تعطي الجميع فرصة المشاركة ، وإبداء الرأي ، واتخاذ القرار.
6- وسيلة من وسائل التثبيت على المنهج .
7- بها تتأصل معاني القوة والتضحية والإصرار على الحق .
8- غرس القيم وتعهد المتربي .
9- هي الملجأ بعد الله وخاصة إذا قست الظروف وأُغلقت الأبواب.
10- المتربي من خلالها واضح الهدف قوي البنية لا يتأثر بعواصف الباطل .
11- هي الزاد الروحي والتعبئة الإيجابية .

أنواع اللقاءات :ـ
تأخذ اللقاءات أشكالاً متعددة : منها :
* لقاءات تربوية علمية .
* لقاءات علمية بحته .
* لقاءات تخطيطية .
* لقاءات اتخاذ القرارات.

مظاهر الخلل في إدارة اللقاءات :
1- ضياع الوقت .
2- عدم الانضباط والحضور في الموعد المحدد .
3- ضيق الوقت المخصص للقاء .
4- كثرة الهوامش القبلية والبعدية وفي أثناء اللقاء .
5- تداخل الموضوعات وكثرة الاستطرادات .
6- الغياب والتأخر والتأجيل بدون مبرر .
7- ارتجال جدول الأعمال دون تحضير مسبق حيث أن اللقاء مجرد تداعي أفكار فقط .
8- عدم وضوح القرارات : فلا يأخذ صيغة القرار الجيد مثل : الوضوح – تحديد موعد نهائي للتنفيذ – جهة التنفيذ – المتابعة – التقويم .
9- عدم نضج القرارات : فلا يكون محصلة لعملية منطقية عبر خطوات محددة ومرتبة .
10- الانفرادية في القرار .
11- اختزال المجموعة في فرد ( بروز شخص على حساب البقيّة .
12- غياب التقويم الفتري والنهائي للأعمال المسندة إلى الآخرين " لجان – أفراد – جهات " مؤسسات " .
" انظر رسائل العين (الرسالة الثالثة ) التقويم الدعوي ص9 كامل الرسالة).

مدير اللقاء : " أ " :
1- المهارات السلوكيّة :
القدوة الحسنة – الصدق – الإخلاص – المحبة – الرفق – اللين – كثرة التبسم – اللباقة – الحزم – الذكاء – التواضع – سلامة القلب – الورع – الصبر – العدل – احترام مشاعر الآخرين – الحرص على الدعوة – معرفة طبيعة العنصر البشري الذي يعمل معه .
2- الصفات الشخصية :
3- المهارات الفنية :ـ
الجديّة – سلاسة الأسلوب – وضوح الصوت – الإقناع – توزيع المهام – الشورى – تعويضه السلطة – اختيار البدائل – سعة الإطلاع – حب الدعوة – حب الانتاج – الثقة بنصر الله .

مدير اللقاء : "ب" :
1- مهارات الاتصال : " المرسل  الرسالة  الوسيلة  المستقبل  الرد.
هي الطرق والأساليب التي يتسم بها نقل المعاني والمشاعر والأحاسيس بطريقة لغوية أو غير لغوية من شخص لآخر ، ويهدف الاتصال عادة إلى "الأخبار " نقل معلومات – طلب – الإقناع – الامتناع .
مهارات لغوية : كالاتجاهات النفسية – كاستعمال الإشارات – والإيماء – والحركات والتعابير الجسميّة .
سبعة آداب للاتصال : هي :
1- احترام وتقدير الآخرين .
2- حسن الخلق والاحتفاظ بالبشاشة والابتسامة .
3- الهدوء والسكينة والنظر في عيني المتحدث .
4- عدم الانشغال .
5- إعطاء فرصة كافية للمتحدث للتعبير عن نفسه .
6- عدم السخرية أو الاستهزاء .
7- الاستيضاح والسؤال عند الحاجة .

آداب الحديث : ثلاثة عشر أدباً :ـ
1- الاهتمام باللغة واختيار العبارات .
2- إتباع أصول وآداب الحوار والمناقشة .
3- التحكم في اللسان .
4- الابتعاد عن الجدل والمراء وادعاء العلم .
5- عدم فرض الرأي بالقوة .
6- توضيح المعاني والصدق مع النفس والآخرين .
7- الالتزام بالموضوع المحدد .
8- تنظيم الأفكار .
9- الاختصار في غير إخلال والتوضيح في غير إملال .
10- ملائمة الحديث للمستمع .
11- الاهتمام بالمظهر الخارجي – (السواك – الطيب – الجلوس المعندل – اللباس ).

معوقات الاتصال :
1- عدم وضوح الرسالة " عدم وضوح الهدف – اللغة .... الفهم " .
2- الخوف .
3- الممارسات الخاطئة من المدير .
4- الغموض في الرسالة .
5- الفشل في استخدام المثيرات في ربط موضوع الرسالة .
6- عدم الإصغاء والتشتت .
7- عدم مناسبة الرسالة للمستقبل .
8- الخجل من المرسل .
9- وصول الرسالة في وقت غير مناسب .

أخي مدير اللقاء :
كيف تتعامل مع الحالات التالية :ـ
المغرور بنفسه – كثير الضحك والهزل ويشتت انتباه الآخرين ويثير الصخب ، الخمول أو الخامل أو الصامت – الذي يحتكر وقت الاجتماع – المتعصب لرأيه وأفكاره ، كيف تدعم جلسات العصف الفكري أو توالد الأفكار.

كيف تدير وقت اللقاء بفاعلية :ـ
رتب هذه العناصر وفقاً لأهميتها :ـ
- أهداف محددة وواضحة ومعلنة وتفهم وافٍ لها .
- نظام تواصل فعال – معلومات واضحة عن الموضوع المطروح – مشاركون فاعلون .
- قدرة على اتخاذ قرارات رشيدة – قيادة شورية – حلقات عمل إيجابية – مواعيد محددة .
- روح عمل جماعية – ظروف عمل مناسبة .

عوامل نجاح اللقاءات
عوامل قبلية تسبق اللقاءات :ـ
1- تحديد هدف اللقاء بوضوح قبل الدعوة إليه .
2- تحديد زمان ومكان اللقاء وأن يكونا مناسبين لأغلبية الأعضاء .
3- إعداد ورقة عمل قبل اللقاء وبوقت كافٍ (فقرات اللقاء – زمن كل فقرة – الموضوعات المقترحة .
4- إبلاغ المشاركين في اللقاء بالمكان والزمان بداية ونهاية مع حسن اختيار طريقة التبليغ .
5- الاستعداد الكامل للقاء وتوفير مستلزماته .
6- التحضير الجيد لموضوعات اللقاء وان تكون مناسبة كماً ونوعاً .
7- تجانس الأعضاء ( السن – المستوى العلمي – المستوى الدعوي).
8- قناعات الأعضاء بأهمية الذي يؤديه .
9- الثقة المتبادلة بين المدير والأعضاء .

عوامل نجاح مصاحبة للقاء (أثناء اللقاء ) :ـ
1- التزام الجميع بالحضور في الوقت والمكان المحددين سلفاً .
2- الحضور بنشاط وحيوية .
3- حسن الاستقبال .
4- الافتتاح بالحمد لله . – وبدء اللقاء في الموعد المحدد (انتظار المتأخرين يشجع على التأخر ) .
5- التعريف بالحضور إن لم يسبق بينهم تعارف .
6- قراءة جدول العمل وزمن كل فقرة .
7- تحديد نهاية اللقاء ليكون الجميع على بينة .
8- إتاحة الفرصة للجميع بالمشاركة في النقاش والتعقيب بالعدل والسرية .
9- لفت نظر أي عضو يخرج في حديثه عن الموضوع المطروح اويعود لفقرة انتهت.
10- إنهاء الاجتماع في وقته المحدد وعدم تمديده إلا لضرورة .
11- تدوين أسماء الغائبين وبحث أسباب التأخر .
12- تحديد اللقاء القادم وما يتعلق به " مكان – زمان – موضوعات ) .
13- مناقشة الموضوعات الخاصة على انفراد .
14- حسن التوديع .

محاذير أثناء اللقاء :
الهاتف – الضيوف – الولائم – الضحك الكثير – التشاغل عن اللقاء - الغيبة – الجدل – الخصومة – كثرة سيارات وثبات المكان والزمان فترة طويلة – البرودة الشديدة – الحرارة الشديدة .

عوامل نجاح بعدية ( بعد اللقاء ) : الدعاء
1- تزويد كل عضو ما يخصه من توصيات وقرارات ومهام .
2- تبليغ الأعضاء الذين لم يحضروا ويجب في حقهم أن يسألوا عن مكان وزمان وموضوعات اللقاء القادم .
3- ناقش من هو أكثر منك خبرة في سلبيات اللقاء الماضي .
4- الابتكار والتجديد والبعد عن الرتابة .

( أسباب نجاح اللقاء عدم أسباب فشل )
أسباب فشل اللقاءات :ـ
1- عدم وضوح الهدف من اللقاء لدى المشاركين أو عدم قناعتهم بالهدف .
2- عدم التخطيط الكافي من حيث الإدارة وجدول الأعمال وتحديد الاحتياجات .
3- سوء التتبيع للمشاركين بجدول اللقاء والزمان والمكان .
4- عدم التقيد والانضباط بالحضور والانصراف في الوقت المحدد .
5- توقيت اللقاء غير مناسب .
6- عدم التجانس بين أفراد اللقاء .
7- إضاعة الوقت في الأحاديث الجانبية .
8- انشغال مدير اللقاء بالهاتف بالدخول والخروج والوجبات الغذائية .
9- الغلظة والقسوة أو التسبب والإهمال في إدارة اللقاء .

* * *